Cum se organizează un eveniment online și de ce ai nevoie să faci unul?

evenimente online

Evenimentele online nu mai sunt o noutate, desigur. Însă pentru a crea un eveniment online cu adevărat reușit, trebuie să știi cum să te ocupi de gestionarea acestuia pentru ca totul să iasă așa cum ți-ai dorit.

Pentru a face asta, poți alege să culegi tu toate informațiile necesare pentru organizarea unui eveniment sau poți apela la o echipa de profesioniști care să te scape de grijile pe partea tehnică, astfel încât tu să te poți bucura de desfășurarea fără probleme a evenimentului tău.

Ce este un eveniment online? Ce variante am?

Primul pas pentru organizarea evenimentului tău online este alegerea tipului de eveniment: exclusiv online sau hibrid.

În funcție de nevoile tale, evenimentul tău se poate desfășura într-o manieră complet online sau poate fi organizat într-un cadru mixt sau hibrid.

De aceea, pasul principal este să stabilești dacă invitații/performerii care vor participa la evenimentul tău se vor afla cu toții în aceeași locație (cum ar fi un studio sau un spațiu special amenajat) sau dacă vor alege să participe de acasă.

Acest lucru va determina pașii ulteriori pentru organizarea evenimentului tău.

Următorii pași: platforme și hosting

După ce ai stabilit cum vrei să se desfășoare evenimentul tău, vei putea să hotărăști următorii pași.

Atât pentru evenimentele exclusiv online, cât și pentru evenimentele hibrid, poți alege platforme precum Zoom, Cisco Webex, Skype, Facebook, iar dacă vrei să le transmiți live, ai la dispoziție platforme de streaming.

După ce ai stabilit aceste aspecte, următoarea etapă îți cere să decizi cine se va ocupa de hostingul evenimentului tău.

Hostingul presupune gestionarea în timp real a modului în care se desfășoară evenimentul.

Cei care se ocupă de hosting trebuie să se asigure că invitații/performerii respectă programul stabilit sau că nu există probleme tehnice, cum ar fi întreruperile de imagine sau de sunet, că totul este transmis spectatorilor așa cum ți-ai propus.

Într-un cuvânt, cei care se ocupă de hosting trebuie să facă totul pentru ca evenimentul tău să nu întâmpine situații neplăcute.

Pentru a te asigura că evenimentul tău îndeplinește cele mai înalte standarde, ai nevoie de asistența unor profesioniști, care să se ocupe de partea tehnică în timp ce tu nu trebuie decât să te ocupi de ambianță.

Cum știu ce aleg: eveniment online sau eveniment hibrid?

Dacă nu ești foarte sigur ce tip de eveniment s-ar potrivi mai bine publicului tău țintă, te-ar putea ajuta să știi câteva detalii despre fiecare tip în parte.

Pentru un eveniment exclusiv online, hostingul se poate face de către o echipă tehnică fără ca tu să intervii cu prea mult efort.

Nici măcar nu va trebui să te deplasezi și să părăsești confortul casei tale – și al camerei Zoom, Webex sau oricare altă opțiune pe care ai ales-o.

Trebuie doar să stabilești câteva detalii cu echipa tehnică, iar apoi îți poți concentra eforturile pentru alte lucruri. Ești pe mâini bune.

Incertitudinea în cazul unor astfel de evenimente este că nu poți să controlezi calitatea echipamentelor tehnice ale invitaților, așa că te bazezi pe ei să aibă un microfon bun și o conexiună stabilă.

În cazul unui eveniment hibrid, toți invitații/performerii participă la eveniment din aceeași locație, iar publicul va putea viziona materialul transmis. Acest lucru permite ca întregul sistem tehnic să poată fi gestionat de către profesioniști, calitatea echipamentelor fiind una uniformă.

Știu ce eveniment aleg. De ce ar trebui totuși să organizez unul?

Avantajele evenimentelor online sunt numeroase, mai ales atunci când te-ai asigurat că ele se desfășoară așa cum ți-ai dorit, cu ajutorul profesioniștilor.

Evenimentele online facilitează comunicarea cu publicul țintă chiar și în situații de restricții sociale.

Nu numai atât, evenimentele online pot fi ocazia perfectă să îți prezinți ideea, produsul sau conceptul creat de tine.

Promovarea în cadrul unui eveniment online reprezintă o opțiune mai simplă față de alte tipuri de campanii de marketing. În plus, prin crearea unui eveniment online, te asiguri că interacționezi cu publicul tău și îi asiguri că ei contează pentru tine.

Dacă te ocupi de show-uri sau spectacole de performance creativ, cu siguranță știi că și ele pot fi transpuse în online, ca să nu uiți de experiența de pe scenă – o scenă digitală, dar măcar mai joci spectacolul ăla care îți plăcea atât de mult.

P.S. Uită-te puțin la secțiunea de servicii. O să vezi acolo că poți avea parte și de experiența reală a unei scene, cu un greenscreen în spate.

Într-un final, evenimentele online trebuie să aibă loc, atât pentru nevoile publicului de a interacționa, cât și pentru nevoile tale de a-ți promova ideile. Și știm că ai idei. Fă-ți curaj și prezintă-le.